Как составить рекомендательное письмо

Используйте все свои козыри!

Главным пунктом при составлении письма является правильный выбор поручителя. Не надо стремиться получить отзывы высшего руководящего состава, например генерального директора, если вы с ним тесно не связаны по работе. Более ценным считается мнение непосредственного начальника, имеющего четкое представление о ваших личных качествах, профессионализме, определенных достижениях на работе.

Рекомендации могут представлять собой как письменный документ, так и устный отзыв. Многие полагают, что благодаря устным характеристикам более вероятно получить истинный отзыв и дополнительные сведения о соискателе. Есть и другая точка зрения, согласно которой устное мнение зачастую хорошо только в случае личного знакомства работодателя с поручителем.

Письменные рекомендации делятся на официально-организационные и личные. Последние пишутся от частного лица или представителя организации. Обязательно должен быть указан телефон человека, у которого можно проверить подлинность изложенной информации.

Официально-организационные пишутся от имени организации. На этих документах советуют ставить все реквизиты фирмы, штампы и печати. Все подписи должны быть обязательно с расшифровкой должности и фамилии.

Некоего шаблона этого документа не существует, поскольку такое письмо является отзывом работодателя о своем сотруднике. И хотя рекомендация составляется в произвольной форме, все же не стоит забывать об общих правилах деловых писем.

Если говорить о структуре рекомендательного письма, то специалисты советуют придерживаться следующей схемы:

1. Заголовок.

2. Подтверждение факта работы в данной компании: где, в каком качестве, как долго работал рекомендуемый.

3. Краткая характеристика профессиональных успехов: в какой сфере работал, каких результатов добился, как себя зарекомендовал и так далее. Несмотря на то, что эта часть является основной, помните, что краткость – сестра таланта. Не следует ограничиваться ничего не значащими общими формулировками. Хорошо, если будут приведены несколько примеров эффективной работы, описаны ситуации, в которых соискатель проявил себя с наилучшей стороны: например, выполнение успешного проекта, проведение удачных переговоров с партнерами и так далее. При описании личностных качеств следует отметить то, каким показал себя рекомендуемый (был ответственным, вежливым, приветливым), указать, в какой степени работник рекомендуется на искомую должность (безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками). Желательно, если будут отражены не только положительные, но и некоторые отрицательные стороны, о которых однако нужно написать позитивно, например: «Сотрудник Сидоров всегда пунктуален, а если и опаздывает на работу, то предварительно предупреждает по телефону секретаря». Это придаст резюме видимость объективности.

4. Рекомендации следует излагать конкретно. Например, лучше написать не «ответственный работник», а «ни разу не был замечен в нарушении должностных инструкций и требований вышестоящего руководства».

5. Контактные координаты рекомендателя: его должность, ФИО и телефон, по которому с ним можно связаться.

Желательно, чтобы рекомендательное письмо занимало не более одной страницы. Копия его должна быть на руках (сложно точно спрогнозировать, на каком этапе трудовой деятельности понадобится этот документ).

В настоящий момент у представителей кадровых служб нет единого мнения по поводу того, когда следует предъявлять такое письмо. Если у вас оно есть, то лучше всего сделать копии, чтобы оставить одну из них менеджеру, проводящему собеседование. Следует отметить, что рекомендация является менее значимым документом, чем хорошо составленное резюме. Это, скорее, приправа к основному блюду.

Некоторые работодатели советуют прикрепить письмо к резюме. Но лучше всего взять с собой на собеседование оригинал и копии и предложить ознакомиться с ними или упомянуть о возможности получения устных отзывов с указанием ФИО и должности лица, которое является поручителем.

Не стоит думать, что характеристика станет решающим фактором при зачислении вас в штат, но в любом случае хорошая рекомендация лишней не будет.